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GainsightのTimelineのアクティビティをSalesforceと同期する方法

  • 21 February 2023
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tmizukura
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Gainsightをお使いのユーザー様の多くはSalesforceなどのCRMも併用されているケースが多いです。

また、組織内の全ての部門やメンバーがGainsightのライセンスを持っている訳ではなく、CS部門だけがGainsightのライセンスを持っているということもあります。

 

そこで、今回ご紹介するのは、GainsightのTimeline（タイムライン）のアクティビティをSalesforceに同期する方法についてご紹介いたします。

この設定を加えることで、GainsightのTimelineに登録した打ち合わせの記録や更新などの様々なアクティビティがSalesforceに同期されますので、営業チームがSalesforceだけを利用している場合でも、CSチームの活動をより理解し、連携をとりやすくなります。

 

＊当記事は英語版のサポート記事「Configure Timeline Activity Sync」をベースに和訳と補足情報を追加したものです。最新情報はサポートページをご覧ください。

 

Timelineのアクティビティ同期の種類と前提条件

 

Salesforeと連携する方法の種類

 

TimelineのアクティビティをSalesfroceと同期する方法として、

  • Salesforceのタスクオブジェクト
  • Salesforceのイベントオブジェクト

のどちらかを選択して同期することができます。

 

その他の連携

 

前提条件

 

アクティビティ同期を正常に完了するためには、SFDC組織のOAuthユーザーがGainsight Admin Permissionを保持している必要があります。SFDCユーザのパーミッションの詳細については、「ユーザパーミッションとSalesforceへのアクセス」の記事を参照してください。

 

Salesforceタスクオブジェクトに同期する方法

 

SalesforceのタスクオブジェクトとTimelineアクティビティを同期したい場合は、「Salesforceタスクオプション」を使って設定していきます。

 

設定ステップ

  1. [管理 (Admin)] > [タイムライン (Timeline)]に移動します。

     

  2. [アクティビティの同期 (ACTIVITY SYNC)] タブをクリックします。
  3. [Salesforceタスク (Tasks)]のラジオボタンを選択します。

     

  4. [Salesforceステータス (Status)] ドロップダウン・メニューから、Salesforce タスク・オブジェクトのステータス項目の値を選択します。

     

  5. [Salesforceの優先度 (Priority)] ドロップダウン・メニューから、Salesforce タスク・オブジェクトの [優先度] 項目の値を選択します。
  6. [同期頻度 (Sync Frequency field)] フィールドで、次のオプションのいずれかを選択します。
    • リアルタイム同期：この同期では、Salesforce API を使用します。この同期タイプを使用するには、API の制限に注意する必要があります。
    • スケジュール：この同期タイプは、4 時間ごとに自動的に実行されます。
  7. タスクに含まれる添付ファイルをSalesforceに同期するには、[添付ファイルをSalesforceに同期 (Sync attachments to ssalesforce)]のスイッチをオンにします。このスイッチをオンにした後に追加された添付ファイルのみがSalesforceに同期されます。25MB以上の添付ファイルは同期されません。
  8. [フィールドマッピング] セクションでは、Gainsight アクティビティ項目を Salesforce タスク項目にマッピングします。デフォルトのマッピングを変更することはできません。しかし、カスタム項目を構成している場合は、マッピングを追加できます。マッピングを追加するには、[+ADD FIELD]をクリックします。

     

  9. [保存(SAVE)]ボタンをクリックします。

 

Salesforceイベントオブジェクトに同期する方法

 

イベントを同期オプションを使うと、Timeline アクティビティを Salesforce イベントオブジェクトに同期することができます。

 

設定ステップ

 

  1.  [管理 (Admin)] > [タイムライン (Timeline)]に移動します。

  2. [Salesforce イベント］ラジオボタンを選択します。

     

  3. [同期頻度 (Sync Frequency field)] フィールドで、次のオプションのいずれかを選択します。
    • リアルタイム同期：この同期では、Salesforce API を使用します。この同期タイプを使用するには、API の制限に注意する必要があります。
    • スケジュール：この同期タイプは、4 時間ごとに自動的に実行されます。
  4. タスクに含まれる添付ファイルをSalesforceに同期するには、[添付ファイルをSalesforceに切り替える]トグルスイッチをオンにします。このスイッチをオンにした後に追加された添付ファイルのみがSalesforceに同期されます。25 MBを超える添付ファイルは同期されません。
  5. [フィールドマッピング] セクションでは、Gainsight アクティビティ項目を Salesforce タイベント項目にマッピングします。デフォルトのマッピングを変更することはできません。しかし、カスタム項目を構成している場合は、マッピングを追加できます。マッピングを追加するには、[+ADD FIELD]をクリックします。

     

以上、ご参考になりましたら幸いです。

 

 

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mnishimi
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SalesforceのTask/Todoオブジェクトと同期する方法

 

  1. 管理＞タイムライン＞ACTIVITY SYNC に移動
     
  2. General Settingsの設定を行う
    • Sync To：Task/Todoに連携するときは、「Salesforce Tasks」ラジオボタンを選択
    • Salesforce Status：アクティビティを同期した時の「状況」の値。連携したアクティビティは固定値で渡されるので、どの値の状況でデータを連携するか決定します。アクティビティごとの値の変更はできません。
    • Salesforce Priority：アクティビティを同期した時の「優先度」の値。連携したアクティビティは固定値で渡されるので、どの値の優先度でデータを連携するか決定します。アクティビティごとの値の変更はできません。
    • Sync Frequency ：連携頻度を選択します。リアルタイム同期ではSalesforceのAPIの制限に注意する必要があります。スケジュールを選択すると、4時間ごとに自動的に連携されます。
    • Sync attachments to salesforce：添付ファイルを同期したい場合はONにします。

 

DbOYrxCdi3aQ1xft69Y4TCUx5fIZVvBqGL4RPPp1B0D8VZtzk_h1T2vHnWuROLVpF3Paomxlejx2E-vV3CBmG5UoXHt5HJc_OIoQk_0_dwK4SQ-pDcWIbdOSNUIFRw1HvmiNYy3tUQd4jNjZ0q4PXJU
 

  1. Field Mappingの設定を行う
    Gainsightのタイムラインアクティビティのフィールドと、SalesforceのTask/Todoのフィールドのデフォルトマッピングは変更することができません。
    フィールドマッピングの設定と、Gainsightのアクティビティ内項目とSalesforceのTask / Todo の各項目のマッピングイメージは以下のようになります。

優先度と状況は、General Settingsで決めた固定の値が入ります。
ThcS33d1LqqdtyjoYIPUswOEuBYprZdU3IZEds-A_ntgw84Q5aR8-31tlLdhpLho0AuoJWzpfOmLydo-WOD_EYYNfrOfjODcgWxuWS0cnkSdA1sKBB6v4kqorz5NnfPLyl_U_pqCwZCTJZ12TZaa1Kw

 

添付ファイルの連携を有効にした場合は、該当のTodoの関連部分の添付ファイルに入ります。
Xf3Pzssnd_7NtXhA-zVgsCQBYEGD9u1D2TmHfTjcWxrsdaYRqHSmakNKd3nZ03kjR_s49gC-mGE942pKgKcj08TEVG5E3jBKOZV5vC-oew6hQ-pv6ARiuP2srL48GDpMqs5vPKE6oJ5Wn813J7w66Lg
 

  1. 管理＞タイムライン＞ GENERAL AETTINGS に移動
    ActivityTypeのうち、Salesforceに連携したいアクティビティの「Sync to Salesforce」にチェックを入れたアクティビティのみが、Salesforceに連携されます。
    チェックをつけたら、リアルタイムか4時間おきに、追加したアクティビティが連携されます。
    lVGFPUOm1_OPEqRNT3R59ws9WQdcSuxq8S706chVZGCskLLMD2E_OROqqb3lFL8a8fOF9a4aCuORN2KO6iGGgAKoM4YpPjAHQy42Tb24mndWVM0cDYNAnI3HqTtKZfRcy_4dOA6DLn1gtW-h-Yugmfw



 

SalesforceのEvent/行動オブジェクトと同期する方法

 

  1. 管理＞タイムライン＞ACTIVITY SYNC に移動
     
  2. General Settingsの設定を行う
    • Sync To：Event/行動に連携するときは、「Salesforce Events」ラジオボタンを選択
    • Sync Frequency ：連携頻度を選択します。リアルタイム同期ではSalesforceのAPIの制限に注意する必要があります。スケジュールを選択すると、4時間ごとに自動的に連携されます。
    • Sync attachments to salesforce：添付ファイルを同期したい場合はONにします。
    •  

lsNWqB7CBxklzxjk2sxkrKkULX5zyoqul46JuH2y0mqKPQNBdoCQV--44yzTHHi5oAVQP_UtDFrVj9DNGxOnQh2GSWrzYJz8IJaA97mIn40dB5sIN5bUG20Qss5_VO68Sbwf30wPFCnYSSqSFhc9TUw
 

  1. Field Mappingの設定を行う
    Gainsightのタイムラインアクティビティのフィールドと、SalesforceのEvent/行動のフィールドのデフォルトマッピングは変更することができません。
    フィールドマッピングの設定と、Gainsightのアクティビティ内項目とSalesforceのEvent/行動 の各項目のマッピングイメージは以下のようになります。
    ここでは、Event/行動オブジェクトの「終了」日時が必須フィールドのため、FieldMappingにカスタムフィールドを追加して、「アクティビティ日付」が「終了」フィールドに入るように設定ます。

YPPlyJ6dExVrfoZmDdefe20HS-2nO-bcKlqE7q177SOh9G_IDdq6EDgO7QOwezJHhkl3QF-THzPd3Q105E6fEF2RkuIWyKjCMr3XWy_iRDY4c2pIqzmbWWb-lXpoto5h4ycGvaDTwmWxzd3H05wB440
 

  1. 管理＞タイムライン＞ GENERAL AETTINGS に移動
    ActivityTypeのうち、Salesforceに連携したいアクティビティの「Sync to Salesforce」にチェックを入れたアクティビティのみが、Salesforceに連携されます。
    チェックをつけたら、リアルタイムか4時間おきに、追加したアクティビティが連携されます。
    lVGFPUOm1_OPEqRNT3R59ws9WQdcSuxq8S706chVZGCskLLMD2E_OROqqb3lFL8a8fOF9a4aCuORN2KO6iGGgAKoM4YpPjAHQy42Tb24mndWVM0cDYNAnI3HqTtKZfRcy_4dOA6DLn1gtW-h-Yugmfw


 

正しく連携されたかGainsightから確認する方法
Gainsightのレポートビルダーを使って確認することができます。
 

  1. 成功したかどうかを確認する場合
    管理＞分析＞レポートビルダー　から、新規レポートを作成します。
    • オブジェクト：アクティビティタイムライン
    • 表示フィールド：Task/ToDo連携の場合「SalesforceタスクID」、Event/行動連携の場合「SalesforceイベントID」を選択。
    • その他、「件名」「アクティビティ日付」「タイプ名」 など、表示したいフィールドを選択し、必要に応じてフィルターをかけてレポートを実行

成功している場合、SalesforceタスクIDか、SalesforceイベントIDの値が取得できている。XPfLPBhX7I7oNL5DVTSlPC7L1VBMj3PXSpA3nctD9279NNAPoI9IKHemtmyRM0sd-NMj8EG4trbiZlg131D1G-LGOGuGokzWmSlgsh98eTCHFcICrixeBjq79EMaMRQK9HJCFalPB_05edKlCnHNmR8

 

  1. 失敗のエラーメッセージを確認する場合
    管理＞分析＞レポートビルダー　から、新規レポートを作成します。
    • オブジェクト：Gainsightエラーログ
    • 表示フィールド：「例外タイプ」「メッセージ」「エンティティID」
    • その他、「作成日」「エンティティタイプ」「名前」など、表示したいフィールドを選択し、必要に応じてフィルターをかけてレポートを実行

失敗時のエラーメッセージが「メッセージ」に表示されるので、その内容をもとにエラーを推測する。エラーの詳細はレポートをダウンロードして確認する。
例：[{"statusCode":"REQUIRED_FIELD_MISSING","message":"Required fields are missing: [DurationInMinutes]","fields":["DurationInMinutes"]}]
g4mOB-muLWryWG7HBK3Oee4IjxFvHot0Jngza22yOwKR7eXmTCnLdmMBvg6JUy4XuqvNQny_M9TvJds4oVGl5s59ZCmTJL5GlbgB_IxPiJh6-g1vP3gGzsIm-o32kd-G-A5sjEgAPm2u0GpLZJ1aQu4



 

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Configure Timeline Activity Sync

 

mnishimi
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補足として、GainsightからSalesforceへのTimeine ActivitySyncを行うためには、Salesforce環境に

GainsightCustomerSuccessのパッケージインストールが必要です。

 

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